Il Museo del Queensland elimina l’11% di file duplicati e il 38% di file obsoleti con Voltage Fusion

Il Museo del Queensland è il custode del patrimonio naturale e culturale dello Stato, con oltre 15,2 milioni di oggetti ed esemplari in collezioni che raccontano la storia mutevole del Queensland.

Per 160 anni, i ricercatori e i curatori del Queensland Museum hanno conservato e condiviso le storie del Queensland attraverso la terra e il mare. Il Queensland Museum offre servizi museali in tutto lo Stato attraverso una rete di musei pubblici e comprende quattro attrazioni turistiche pubbliche e numerosi servizi di divulgazione.

Il rilevamento dei dati per migliorare la visibilità e l’accesso alle informazioni

Per un museo, la privacy dei dati ha molte dimensioni diverse. I documenti finanziari e legali devono soddisfare i requisiti di privacy e la conformità normativa, ma il Museo gestisce anche dati di enorme valore storico e fornire un accesso curato a questi dati è di vitale importanza.

“Il ruolo del nostro team – spiega Kerry Cody, responsabile dei servizi digitali e informativi del Queensland Museum – è quello di rendere le informazioni più visibili e accessibili. Gran parte dei dati delle nostre collezioni storiche sono stati digitalizzati e, al posto delle grandi sale di archiviazione, ora abbiamo una pletora di schedari virtuali contenenti milioni di documenti. Con archivi come Exchange, SharePoint e OneDrive, oltre a unità esterne e USB, la visibilità dei dati non costituisce un’impresa facile”.

Alcuni dei record del Museo sono stati classificati come sensibili in quanto riguardano oggetti provenienti dalle comunità australiane delle Prime Nazioni e questi dati possono avere restrizioni di accesso. Di conseguenza il Museo del Queensland deve prestare la massima attenzione alla gestione dei dati sensibili, per esempio memorizzandoli su un disco di rete senza controlli di accesso.

“Ma naturalmente non sappiamo cosa non sappiamo – prosegue Kerry Cody – . Anche se disponiamo di chiari processi di governance delle informazioni, questi si basano sulla diligenza degli utenti nell’acquisizione e nell’archiviazione delle informazioni. I processi manuali possono essere fallibile e, poiché avevamo in programma di aggiornare il nostro sistema di gestione elettronica dei documenti e dei “record” (EDRMS) basato su OpenText Content Manager, abbiamo deciso di cogliere l’opportunità per condurre un’ottimizzazione completa della data discovery e dell’information governance”.

Nel contempo Microsoft Teams è stato introdotto per fornire un’efficace piattaforma di collaborazione. Sebbene, inizialmente, utilizzi Teams solo per le sue funzionalità di videoconferenza e chat, il Museo finirà per creare, archiviare e condividere informazioni a supporto dei team di progetto. Tuttavia, il Museo voleva assicurarsi che i dati che entrano in Teams o in qualsiasi altro repository, fossero prima ripuliti.

I dati non strutturati e generalmente non gestiti sono più vulnerabili perché spesso il loro valore per l’organizzazione non è stato adeguatamente valutato. Dopo aver fatto un primo tentativo di inventariare manualmente i suoi 20 terabyte di dati, il team del Queensland Museum si è reso conto che doveva esserci un modo migliore.

Fusion realizza notevoli risparmi sui costi di storage

L’obiettivo era di aggiornare Content Manager, introducendo flussi di lavoro automatizzati per supportare una migliore governance delle informazioni e integrare Content Manager con Teams.

La scelta è stata di utilizzare Voltage Fusion di OpenText. Fusion supporta funzionalità di conservazione, disposizione e gestione dei dati per una gestione più efficace del ciclo di vita, garantendo al contempo la piena conformità alle normative sulla privacy dei dati. È in grado di identificare rapidamente i dati ridondanti, obsoleti e inutili, aiutando le organizzazioni a ridurre la disorganizzazione e i costi associati alla gestione dei dati sensibili.

È stato così avviato un “proof-of-value” condotto su 500 GB di dati per un periodo di 30 giorni, che ha portato all’analisi di 400mila file in base a criteri e parole chiave predefiniti.

In un panorama di dati di grandi dimensioni, è molto facile che i dati siano duplicati, poiché i file sono spesso archiviati in diversi repository a causa di varie applicazioni che svolgono funzioni diverse. Tuttavia, il team è rimasto sorpreso nello scoprire che ben l’11% dei file scansionati erano duplicati.

“Una tale duplicazione è chiaramente uno spreco delle nostre risorse di archiviazione – commenta Kerry -. Dal punto di vista finanziario, Fusion si è venduto da solo: prevediamo un risparmio annuo di oltre 60mila dollari sullo storage. Sebbene questo sia ottimo, c’è un ulteriore costo nascosto associato al potenziale danno alla reputazione in caso di violazione dei dati. È qui che riteniamo che Fusion si riveli davvero efficace”.

Tesori scoperti, gestione migliorata e protezione dei dati sensibili

Un terzo dei file aveva superato la data di conservazione e poteva essere smaltito in conformità alle normative sui dati. Questo è importante per le operazioni di memorizzazione ma anche per ridurre i rischi, evitando di conservare le informazioni sensibili più a lungo del necessario.

“Fusion è incredibilmente facile da usare e ci ha fornito mappe di calore visive per valutare facilmente il rischio di dati sensibili – spiega Kerry -. Ora sposta automaticamente i file qualificati dalla loro posizione di origine in Content Manager, mascherando così le informazioni sensibili”.

La prova ha anche evidenziato molti fascicoli di cui il team non era a conoscenza, spesso molto preziosi per il Museo. Con una storia così lunga, infatti, può capitare di perdere le tracce dei file, per esempio quando i ricercatori di lungo corso lasciano il loro posto. Un filmato che potrebbe essere stato girato durante un’importante escursione sul campo può essere archiviato in modo errato da qualche parte. Oppure una foto analogica di un pappagallo raro può essere digitalizzata ma non etichettata correttamente.

Utilizzando l’intelligenza artificiale, Fusion trova percorsi di file che altrimenti non sarebbero stati scoperti. Il Museo ha trovato un vecchio registro in questo modo che conteneva informazioni preziose sulle collezioni del Museo e ora è considerato un grande patrimonio e classificato come tale.

“Fusion ci ha accompagnato in un viaggio incredibile con sorprese ad ogni angolo – conclude Kerry Cody -. Abbiamo trovato veri e propri tesori tra i nostri milioni di file, oltre a modi per ridurre drasticamente i nostri costi di archiviazione e salvaguardare i dati sensibili”.